Selección y Análisis de Problemas
                
En la mayoría de las organizaciones, el personal tiene intereses y puntos de vista diferentes que dependen de su posición dentro de la organización, de su formación profesional y de sus creencias personales. La mayor parte de los temas claves relacionados con el análisis de problemas generan conflictos, por lo que deben ser manejados de una manera que permita el consenso de todas las partes en la decisión final. El moderador de las reuniones puede manejar estos conflictos con provecho, si:
    
   
                
Logra ser visto en forma neutral e independiente (esta persona puede ser externo a la organización).
  
       
Plantea claramente a todos los participantes que los desacuerdos pueden ser una parte esencial y productiva del proceso de planeación, ya que aseguran que los temas en cuestión sean considerados y tratados desde todos los puntos de vista posibles. La persona que dirige al grupo (el líder de la reunión) debe explicitar que los desacuerdos son positivos mientras no degeneren en ataques personales.
 
       
En las reuniones establece procedimientos para que los participantes se escuchen unos a otros y den la debida consideración y atención a las ideas de los demás. Es importante ser totalmente honestos cuando se consignen las fortalezas y debilidades de la organización de la que somos parte.
  
           
 
Con la finalidad de facilitar el análisis de fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas emitidas por los integrantes del grupo, pueden incluirse en una misma página. Esto se puede hacer de diferentes formas. Se pueden poner los cuatro encabezamientos en la parte superior de la página y preparar cuatro listas verticales. Es posible obtener un mejor efecto dividiendo la página en cuatro rectángulos y colocar en los de arriba las fortalezas y debilidades y abajo las oportunidades y amenazas.

Si a través de la "lluvia de ideas" se han generado un número importante de problemas, la dificultad a la que se puede enfrentar el moderador en una reunión de trabajo será la forma de seleccionar los más significativos, por lo que nuestra propuesta es que solicite a cada integrante del grupo que seleccione las 10 opciones que considere más representativas de entre todas las listadas (sin ordenar). Se asignarán puntos o marcas cada vez que el problema sea seleccionado y se elegirán las 10 opciones con mayor número de puntos o marcas.

Para ejemplificar supóngase que se han consignado las siguientes opiniones sobre las debilidades de la organización de los seis integrantes de un equipo de planeación, las cuales han sido listadas por el moderador y seleccionadas por cada uno de los integrantes del grupo marcándolas con una cruz.

 
PROPUESTA DE DEBILIDAD
Integrante del Equipo No.
1        2       3       4        5        6
TOTAL
1. Ausencia de controles de calidad.
X
X
X
X
4
2. Indefinición de las funciones de los empleados.
X
X
X
X
4
3. Dependencia financiera de créditos bancarios.
X
X
X
X
4
4. Proceso administrativos voluminosos no computarizados.
X
X
X
X
X
X
6
5. Falta de planeación de los trabajos.
X
X
X
X
X
X
6
6. Carencia de liderazgo directivo.
X
X
X
X
X
5
7. Falta de integración de personas a planes y programas.
X
X
X
X
4
8. Falta de compromiso de los empleados.
X
X
X
3*
9. Falta de seguimiento de los programas y proyectos.
X
X
X
X
X
5
10. Falta de soporte para la investigación y desarrollo.
X
X
X
3*
11. Falta de modernización de planta y equipo.
X
X
X
X
4
12. Indefinición de criterios de valoración del rendimiento organizacional.
X
X
X
3*
13. Falta de capacitación y desarrollo del personal.
X
X
X
X
4
14. Instalaciones insuficientes para ampliaciones.
X
X
X
3*
15. Falta rotación de personal.
X
X
2*
 
*Propuestas pospuestas para análisis posteriores.
La ausencia de controles de calidad por ejemplo, ha sido elegida por los integrantes 1, 4, 5 y 6, dando un total de 4 marcas. En el caso referido, para un análisis más profundo de los integrantes del equipo, serán seleccionadas las propuestas No. 1 a la 7, 9, 11 y 13.