Balance General:

La formulación del balance general y su análisis e interpretación permite conocer la situación financiera de un negocio a una fecha determinada, por ejemplo, cuánto se tiene, cuánto de debe, cuánto se ha invertido y la capacidad que se tiene para cumplir con los compromisos de pago a corto y largo plazo.

Estado de Resultados

El Estado de resultados proporciona información para determinar si el negocio a generado ganancias o ha incurrido en pérdidas en un periodo determinado; si los ingresos por concepto de ventas son mayores o menores a los costos y gastos.

Mediante el análisis conjunto del balance general y el estado de resultados se puede medir, por medio de razones financieras, la capacidad de un establecimiento comercial para generar utilidades, determinar la eficiencia de operación en relación a las cuentas por cobrar y por pagar, e inventarios.

Estado de Flujo de Efectivo

El estado de flujo de efectivo muestra los movimientos totales del dinero, los ingresos y los egresos por los diferentes conceptos y la cantidad de efectivo que quedó disponible derivado de estos movimientos, en un periodo determinado.

Además de poder realizar análisis históricos, el balance general y el estado de resultados sirven como base para formular proyecciones de los mismos (estados Pro forma), por ejemplo, para el siguiente mes, semestre o año. Ya sea para cubrir los requisitos, para la obtención de créditos o para preparar conjuntamente con otros estados, un plan financiero de negocio.

Comprobantes y Registos

Para poder preparar los estados financieros, es requisito indispensable contar con la documentación, comprobantes y registros, debidamente ordenados y clasificados, que respalden todos los movimientos y organizaciones realizadas en cada periodo contable. Por ejemplo :

• Entradas y salidas de caja
• Sueldos comisiones y prestaciones de los empleados.
• Ingresos por ventas
• Egresos por compra de mercancía.
• Gastos personales del propietario
• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Ingresos y egresos por otros conceptos.

Para facilitar el manejo y control de las operaciones financieras existen en el mercado una serie de formas diseñadas ex profeso para ello, que se pueden adquirir en las papelerías. Por ejemplo: cheques, pólizas, recibos de caja, comprobantes de gastos, de cuentas por cobrar a clientes, de cuentas por pagar, de control de existencias, de deudores diversos, registros individuales de percepciones de personal, nómina de sueldos y recibos de nómina.