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En
la fase de organización se establece la estructura formal,
las responsabilidades y las funciones que deben desempeñar
los trabajadores del área de capacitación o unidad de
capacitación (Pinto, 2000). En esta fase se responde a: ¿cómo
se van hacer las cosas y con qué medios? y los principales
factores que hay que considerar son los siguientes:
1. Con respecto a los procedimientos. Son los lineamientos
generales y específicos para que la capacitación funcione,
por ello, se establecen las políticas generales y específicas,
así como la normatividad para la operación de los
programas.
2. Con respecto a la integración del personal. Para administrar
la capacitación se requiere de personas preparadas, por eso
se determina el número de personas adecuadas, de acuerdo a
la magnitud de la empresa, la amplitud y alcance del plan. La asignación
de personas a determinados puestos, requiere: la definición
de posiciones administrativas, la realización de descripción
de los puestos y la identificación de los requerimientos de
cada uno de ellos.
3. Integración
de recursos materiales. Para la administración de la capacitación
también requiere de aulas, muebles, equipo (proyectores, computadoras,
equipos de video, rotafolios, etc.) e instalaciones. Con respecto
al ambiente físico, se debe de cuidar:
 Ubicación
de los locales.
Tamaño.
Iluminación.
Ventilación.
Mobiliario.
4. Con respecto a los participantes: Se deben de considerar los
siguientes aspectos:
Criterios
de selección de participantes.
Número
de participantes.
Edades.
Escolaridad.
Horarios
de trabajo.
Puesto
que desempeña.
Situaciones específicas: por ejemplo, inquietudes, frustraciones,
entre otras. 5. Con respecto a los instructores: Se
recomienda la combinación de instructores internos y externos, en diferentes
momentos y áreas. Es deseable contratar a los especialistas más
conocido dentro del medio, con basta experiencia en los temas a capacitar.
Pero debe de tomarse en consideración el costo-beneficio, para
decidirse a contratar a instructores famosos y caros. 6. Con respecto a los presupuestos y costos: En esta actividad se
asignan los recursos (humanos, financieros, materiales y tiempo),
para lograr los resultados esperados en la planeación de
los eventos de capacitación. 7. Con respecto a la duración: Se
pueden elaborar cronogramas, horarios y/o calendarios de actividades
incluidas en las
diversas secciones o módulos de los eventos de capacitación. 8. Con respecto a la comunicación: Hay que buscar la mejor
manera de informar del evento a los jefes y participantes. 9. Con respecto a la atención durante el evento: Hay que programar
las siguientes actividades:
Preparación
de carpetas con material para cada participante.
Bebidas y bocadillos para los recesos o la clausura del evento.
Las constancias o diplomas que se entregarán al finalizar
el evento. |
Organización
de los Eventos
